Herunder uddybes kommunikationsværktøjerne enkeltvist:

Mail

Ikke alle medarbejdere har en mailadresse via intras kan alle både sende og modtage interne, personlige beskeder. Du kan også sende en besked til én eller flere afdelinger.

Opslagstavle

Medarbejdere og ledere kan lave interne, fælles opslag på opslagstavlen. Eksempelvis nyt om virksomheden, kommende arrangementer og fødselsdage. Du har også mulighed for at advisere alle via e-mail, når noget nyt slås op, ligesom du kan give et opslag en udløbsdato. 

Opgaver

Som leder eller afdelingsansvarlig kan du uddele opgaver. Opgaven vises, når valgte medarbejder logger ind på intranettet næste gang. Her kan medarbejderen løbende opdatere status. Få overblik over både løste og uløste opgaver. Uløste opgaver kan desuden tilgås direkte fra forsiden.

Under Opgaver kan du også oprette fælles opgaver eller lister i mapper med mulighed for adgangsbegrænsning.

Telefonbog

Den interne telefonbog gør det let at kontakte rette afdeling, medarbejder, leverandør eller samarbejdspartner. Her kan du også indsætte mailadresser og angive kommentarer.

Debatforum

Det interne debatforum giver mulighed for fælles debat, ligesom du kan oprette lukkede fora for udvalgte medarbejdere, afdelinger, administratorer eller ledere.

Herunder uddybes kommunikationsværktøjerne enkeltvist:

Herunder uddybes de forskellige elementer og funktioner i forbindelse med oprettelse af medarbejdere, afdelinger, brugergrupper mv. i intras intranet. Alt sammen i forbindelse med let tilgængelighed internt i forbindelse med personaleoplysninger:

Personaleoversigt

Se en komplet personaleoversigt, hvor alle medarbejdere er inddelt i afdelinger. Fra oversigten kan du sende en e-mail direkte til hver enkelt medarbejder, eller gå ind og finde flere detaljer, som telefonnummer og jobtitel.

Afdelingsopdeling

Gør virksomhedens struktur overskuelig ved at opdele medarbejderne i afdelinger. Opret evt. tilhørende brugergrupper/gruppesider til hver afdeling.

Gruppesider

Her kan afdelingens medarbejdere bl.a. oprette indlæg og nyheder og uploade dokumenter, der relaterer til afdelingens interne opgaver. Her har I også en særskilt opslagstavle kun til denne afdeling.

Fjern eller opret medarbejder

Det er en smal sag at oprette en ny medarbejder. Udfyld alle (eller nogle af) felterne i Opret medarbejder-formularen. Systemet kan herefter sende en email direkte til den nye medarbejder med alle login-oplysninger. Det er også nemt at fjerne en fratrådt medarbejder fra personalelisten. Sletter du medarbejderen (brugeren), vil vedkommende ikke fremgå på listen længere.

Søg på navn

Du kan søge efter en medarbejder ved at indtaste fornavn eller efternavn eller hele navnet i søgefeltet øverst på siden. Her finder du pågældende medarbejders emailadresse, telefonnummer mv. Alt efter hvilke oplysninger medarbejderen eller administratoren vælger at angive ved oprettelse eller senere.

Herunder uddybes de forskellige muligheder for intern videndeling i intras:

Del interne dokumenter og filer

Upload virksomhedens interne manualer, vejledninger og dokumenter. Giv medarbejderne nem adgang til eksempelvis en personalehåndbog, nødinformation, information om arbejdsmiljø, fælles pensionsaftale, marketingmateriale, certificeringer - og hvad der ellers er relevant at dele internt i din virksomhed.

Brugerrettigheder

Begræns adgangen til visse filer ved kun at give udvalgte ledere eller medarbejdere adgang til fortrolige dokumenter.

Mappestyring

Gør videndelingen let-overskuelig ved at opdele alle dokumenter i mapper. Hav eksempelvis alle vejledninger og manualer samlet i én mappe og alle marketingdokumenter og filer i en anden. Vælg om filer i mappen skal slettes automatisk efter X antal måneder eller år.

Vis på forsiden

Du har mulighed for at fastgøre vigtige eller informative mapper på intranettets forside. Eksempelvis mappen med nødinformation eller beredskab - eller en mappe med alle personalerelevante informationer.

Herunder uddybes mulighederne for at engagere medarbejderne til aktivt at være en del af virksomhedens intranet:

Debatforum

Med et internt debatforum kan alle eller udvalgte medarbejdere deltage i debat og diskussion. Alle kan oprette en debat, og det er muligt at oprette lukkede debatter og grupper, som udvalgte medarbejdere eller afdelinger har adgang til. Et debatforum er med til at bygge et godt samarbejde og konstruktiv dialog på tværs af afdelinger og jobfunktioner.

Billedgalleri

Upload billeder fra firmaevents, messer, kurser eller sociale arrangementer. Organiser billederne i gallerier, så det er let at finde rundt. Billeder fra interne arrangementer er med til at skabe en samhørighed og et fællesskab i firmaet.

Markedsplads

Gør intranetløsningen mere social og interessant for medarbejderne med en intern markedsplads. Her kan du oprette annoncer med og uden billeder, som kan kategoriseres under eksempelvis; Boligtilbehør, Transport, Elektronik, Leje/Udleje m.fl. Skriv kommentarer og stil spørgsmål til hver enkelt annonce.

Kantinemenu på forsiden

Har I en kantineordning, kan kantinepersonalet let indtaste den ugentlige madplan både for gældende uge og mange uger frem. Det er desuden muligt at gøre opmærksom på allergi-risici ved at indsætte ikoner for laktose, gluten eller nødder. Dagens menu vises automatisk på forsiden.

Ferieregistrering

Overblik over afholdte feriedage, kommende feriedage og manglende feriedage. Se en samlet oversigt, vælg en enkelt medarbejder eller vælg en hel afdeling. Systemet kan også tælle halve ferie- og feriefridage.

Sygefravær

Hent statistik og historik over medarbejdernes sygefravær og få overblik over fraværsvaner. Se sygefraværsfordelingen i forhold til bl.a. sygdom og barnets 1. sygedag. Vælg en enkelt medarbejder eller få overblikket over en hel afdelings sygefravær. Fraværsoversigten er kun tilgængelig for udvalgte medarbejdere. Opret evt. en Fraværsdirektør til at registrere sygefravær og andet fravær.

Afspadsering

Med registrering af afspadsering kan du både se afholdte og kommende afspadseringsdage for hver enkelt medarbejder eller hele afdelinger.

Kursusfravær

Registrer når medarbejderne skal på kursus og hent statistikker over tidligere afholdte kursusdage. Vælg desuden om kurset er afholdt i egen virksomhed eller hos 3. part. Det er altid muligt at indsætte en kommentar, når der oprettes fravær. Det kunne eksempelvis være kursets pris eller værdi.

Tilstedeværelse

Få det fulde overblik over hvem der er tilstede på kontoret med et dags-overblik på forsiden. Her vises bl.a. hvem der er på kursus, hvem der holder fri, hvem der er syge og hvem der er på barsel.

Fælles for alle fraværsregistreringer er, at du har mulighed for at begrænse adgang til kun ledelse eller enkelte medarbejdere.

Herunder uddybes funktionerne inden for intras muligheder med registrering af timer og timestyring. Funktionerne med timeregistrering er inkluderet i alle intranetpakker.

For hver funktion kan du vælge:

• dato
• antal timer (ned til kvarte timer/15 minutter)
• type (timearbejde, afspadsering, overarbejde eller afregning)
• faktor (definerer satsen for afregningen: 1 til 1 time, 1,25 til 1 time, 1,5 til 1 time eller 2 til 1 time) - denne funktion er nyttig, hvis medarbejderen får en højere timesats i forbindelse med overarbejde
• og sidst men ikke mindst har medarbejderen mulighed for at tilføje en kommentar eller angive en årsag

Lederen/administratoren kan se og hente et samlet overblik over timeregistreringen hos alle medarbejdere på måneds- eller årsbasis. Den individuelle medarbejder har kun adgang til egen timeregistrering (med mindre der gives adgang til mere).

Få overblik over timer til gode og manglende timer

De timer medarbejderne har til gode, er markeret med rød skrift. Skylder medarbejderen timer (i tilfælde af afspadsering mv.), så er timeantallet markeret med grøn skrift.

Overarbejde:

Hver medarbejder kan selv registrere deres overarbejdstimer - og evt. angive en årsag til overarbejde. Her er faktorangivelsen smart, idet systemet automatisk beregner, når der skal udbetales en højere sats eksempelvis hvis medarbejderne får 1,5 gange deres normale timeløn for overarbejde.

Afspadsering:

Hver medarbejder kan selv registrere afspadseringstimer. Har medarbejderen også registreret overarbejdstimer, bliver de modregnet det antal timer, der er registreret som afspadsering - og omvendt.

Timelønnet / timearbejde:

Har virksomheden medarbejdere der eksempelvis er ansat på timebasis, på deltid, som sæsonmedarbejder, som praktikant eller andet, så kan de let registrere deres timeforbrug.

Afregning:

Er der timer i overskud (overarbejde eller timearbejde), registrerer du let, når timerne er afregnet for hver enkelt medarbejder. Systemet opdaterer automatisk, så de afregnede timer modregnes de allerede registrerede timer.

Herunder uddybes de forskellige elementer og funktioner i forbindelse med oprettelse af medarbejdere, afdelinger, brugergrupper mv. i intras intranet. Alt sammen i forbindelse med let tilgængelighed internt i forbindelse med personaleoplysninger:

Herunder uddybes funktionerne, så du får et bedre indblik i, hvordan du nemt og hurtigt skræddersyr et intranet til lige netop din virksomhed: 

Herunder uddybes de forskellige funktioner i intras online kørselsregnskab og registrering af kørsel (befordring):

Afstandsberegning: Indtast start- og slutadresse og det integrerede Google Maps udregner afstanden og køretiden for dig. Med et enkelt klik, kan du angive, hvis køreturen var retur. Det hele beregnes automatisk.

Beskriv formål med kørsel: Du har mulighed for selv at beskrive formålet med køreturen, så din bogholder eller leder ved hvad det drejer sig om. Derudover kan du kategorisere hver enkelt tur. Du kan selv oprette faste kategorier som eksempelvis: Kundemøde, Transport til lufthavn etc.

Eksporter kørselsregnskab: Eksporter en enkelt brugers kørselsregnskab eller et totalt regnskab over al kørsel i virksomheden i en Excel-fil.

Udbetal kørselsgodtgørelse: Indtaster du virksomhedens og medarbejdernes kreditkortoplysninger, kan du udbetale kørselsgodtgørelse direkte fra intras.

Smart autocomplete: Med autocomplete på tidligere indtastede beskrivelser som f.eks. "Møde med Søren", er det super hurtigt at genbruge tidligere indtastninger.

Kørselstakster: Systemet udregner automatisk din kørselsgodtgørelse. De gældende takster for befordringsgodtgørelse opdateres automatisk i intras system, når de ændres. Registreres over 20.000 km for en medarbejder, beregner systemet automatisk den efterfølgende nedsatte takst.

Adgangsniveauer: Hvem der har adgang til at se (eller redigere i) medarbejdernes kørselsregnskaber og statistikker, er helt op til ledelsen. Det er ofte udelukkende ledelsen og bogholderiet, der har adgang til disse informationer.

Hurtigt overblik over dine opgaver

Opgavemodulet i Intras Intranet er et avanceret, men brugervenligt opgavemodul, som gør det nemt at oprette opgaver. Med farvede opgavemærkater, angivelse af opgavestatus og færdiggørelse og med mulighed for at tildele en opgave til en ansvarlig medarbejder, bliver opgaverne løst.  

Det bliver let at planlægge din arbejdstid og at få et samlet overblik over igangværende og afsluttede opgaver. Opgavemodulet er et effektiviserende værktøj til både ledelse og de individuelle medarbejdere. 

Har du løbende opgaver? Brug gentag funktionen til at lave en opgave, som automatisk dukker op f.eks. hver sidste fredag i en måned eller f.eks. hver mandag.

Herunder uddybes de forskellige funktioner under opgaver: 

Uanset hvilke interne informationer eller dokumenter du søger, så er supersøgeren ideel. 

Søger imens du skriver

Når du begynder at taste et søgeord ind i søgefeltet, så vil supersøgeren med det samme finde relevante forslag til det du søger efter. Jo længere du kommer med indtastningen, jo mere detaljeret bliver sorteringen af resultater. 

Hvor søges der?

Supersøgeren søger i alle oprettede sider og i alle uploadede dokumenter og andre filer. 

Her kan du bl.a. meget hurtigt finde en medarbejders telefonnummer eller e-mailadresse, eller måske en leverandørliste, en vejledning til kopimaskinen osv.