For mange mindre og mellemstore virksomheder er det en almindelig praksis, at medarbejderne selv skal sørge for at planlægge ferie internt. Det kan skabe splid i de enkelte virksomheder eller afdelinger.

Sommerferien er en ferie, som de fleste danskere ser frem til med glæde. En tid, hvor der virkelig kan nydes samvær, og hvor der er lidt bedre mulighed for at tage mod sydens sol eller udforske naturen i norden. Det er nemlig her hovedferien afholdes, og man som medarbejder har ret til 3 ugers sammenhængende ferie. Men hvem bestemmer, hvornår de skal afholdes?

De eneste klare regler om hovedferien er, at der skal afholdes som minimum to ugers sammenhængende ferie i perioden 1. maj til 30. september, og at man skal varsle denne minimum tre måneder før afholdelse. Så hvordan planlægges ferien bedst internt i virksomheden?

Optimal planlægning af hovedferien

Den mest almindelige metode til planlægning af sommerferien er, at medarbejderne selv skal få ferieplanen til at hænge sammen internt. Fordelen ved det, er at medarbejderne selv har indflydelse på ferieplanlægningen. Ulempen er dog, at det ofte er den der råber højest, som får det i de foretrukne ferieuger. Det kan give dårlig stemning i afdelingen. Derfor anbefales det også, at man naturligvis giver medarbejderne mulighed for selv at ønske ferie, men lader det være op til lederen at afgøre fordelingen af ferie. På denne måde, vil lederen kunne lave en rimelig fordeling, der tager hensyn til den enkelte medarbejder, og virksomhedens behov for specifikke kvalifikationer i bestemte perioder. Hvis der fx kun er to medarbejdere, der kan yde kundeservice, skal disse have ferie forskudt.

Sørg for digitalisering af ferien

I dag foregår ferieplanlægning typisk på en fysisk ophængt kalender eller ved en hurtig mundtlig besked til nærmeste leder. Udover det kan være svært at huske for den nærmeste leder, så hænger denne type ferieoversigt ikke sammen med den digitale arbejdsplads.

Ønsker du at digitalisere hele ferieprocessen, er det nemt at gøre via Intras fraværsmodul. Her kan du køre hele processen fra anmodning om ferie, til godkendelse, automatisk notits herom og offentliggørelse af ferien i den fælles fraværskalender. Den digitale proces giver et samlet overblik for både ledere og medarbejdere, ingens ferieønsker bliver glemt og så kan man lettere anonymt anmode om ferie, uden at der skabes splid mellem medarbejderne, hvis det fx er i de samme ferieuger som en anden kollega.